Reisekosten abrechnen mit Unternehmensberatung expenseBrain WhatsApp
Travel Management Consulting by expenseBrain

Travel Management Consulting

Bringen Sie Ihre Geschäftsreisen in Höchstform!

Wie kann ich bei Geschäftsreisen Zeit und Geld sparen?

Sie kennen das bestimmt: Mit der Organisation und Abwicklung von Geschäftsreisen vergeuden sie viel zu viel Zeit, die Kosten explodieren und die Mitarbeiter sind alles andere als glücklich.

Bringen Sie Herausforderungen unter einen Hut: Wir helfen Ihnen!

  • Reisebuchung
  • Ausschreibungen aller Art
  • Digitalisierung der Spesenprozesses
  • Reisekostenabrechnung
  • Steuerliche Behandlung ihrer Geschäftsreise
  • Visa-Anträge & Einreisebestimmungen
  • Rechtliche Reisefragen
  • Optimierung von Reiserichtlinien
  • Virtuelle Messen & Events

itinovo baut auf über 20 Jahren Erfahrung unserer Mitarbeiter auf. Ob als Berater, Projektleiter, Implementierer oder Produktmanager - Unsere Mitarbeiter waren bei Cloud und Digitalisierung im Travel Management von Anfang an dabei. Wir kennen die Anbieter und Systeme mit all Ihren Stärkenund Schwächen seit vielen Jahren.

Unsere umfassende Expertise ist damit einmalig in der Region.

Bleiben Sie der Konkurrenz einen Schritt voraus und entscheiden Sie sich für eine effektive, zukunftsfähige Geschäftsreise-Strategie. Kommen Sie an Bord!

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Travel Management Beratung leicht gemacht

Itinovo steht für "neue Wege" und ist die neue Marke für anbieterneutrale Beratung von expenseBrain.

expenseBrain unterstützt seit 2015 Kunden aller Grössen und Branchen im Travel Management. Längst geht unsere Kompetenz weit über die Reisekostenabrechnung und die Implementierung von Travel Management Systemen hinaus.

Damit ist die Marke „expenseBrain“ aus den Kinderschuhen herausgewachsen. Und deswegen wird es Zeit für neue Schuhe: Mit unserer neuen Marke Itinovo machen wir die Vielfalt unserer Leistungen für Sie noch besser sichtbar.

itinovo ist Ihr All-in-One Geschäftsreise-Experte.

Geschäftsreisen 2025
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fachliche Travel Management Beratung

Für jetzt: Fachlich

Ihre Reiserichtlinie sollte modernisiert werden? Und wo können oder sollen die Reiseleistungen überhaupt gebucht werden?

Nutzen Sie für alle Reiseleistungen die besten möglichen Zahlungswege? Und wie ist das doch gleich mit digitalen Belegen oder der Margenbesteuerung?

Wir haben die Antworten auf viele Ihrer Fragen. Als Berater zu allen Themen im Geschäftsreiseprozess oder als Projektleiter bei einer Implementierung helfen wir Ihnen gerne weiter. Unsere Stärke ist die Kombination von Berater und Projektleiter in einer Person.

Fachliche Beratung

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Für bald: Organisatorisch

Verbessern Sie jetzt Ihre Prozesse und entlasten Sie Ihre Mitarbeiter!

Unser Team bietet Ihnen langjährige Erfahrung und fundiertes Fachwissen über Technologien im Bereich virtuelle Zusammenarbeit, Kollaboration und Geschäftsreisen. Dies hilft Ihnen, auf bewährte Konzepte und Innovationen aus anderen Branchen zurückgreifen.

Wir haben bereits vielen Unternehmen aller Branchen und Grössen geholfen, besser zu werden. Auch für Sie erarbeiten wir gerne die richtige Lösung.

Organisatorische Beratung

organisatorische Travel Management Beratung
1!
stategische Travel Management Beratung

Für später: Strategisch

Wie sehen Geschäftsreisen in drei Jahren aus?

Viele neue Themen werden die Branche bewegen: Sharing Economy, neue Mobilität, NDC, Biometrie, Reisesicherheit, ... - sind Sie darauf vorbereitet?
Hier gibt es direkte Auswirkungen auf Ihre Reisekosten - und auch auf das Verhalten Ihrer Mitarbeiter.

Wir schauen mit Ihnen in die Zukunft und gestalten die Roadmap, um schnell und angemessen auf Neuerungen reagieren zu können.

Strategische Beratung

Travel

Strategische Beratung

Travel Management bewegt sich im Spannungsfeld zwischen Personalwesen, Finanzwesen, Einkauf und IT. Diese Komplexität braucht eine abgestimmte Strategie.

Wir unterstützen Sie bei der (Neu-) Bewertung Ihrer bisherigen Strategie oder entwickeln mit Ihnen gemeinsam neue strategische Ziele.

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Ziele festlegen

Was möchten Sie erreichen?

Mehr Videokonferenzen? Weniger Reisekosten? Mehr Kontrolle? Mehr Komfort für die Mitarbeiter? Digitalisierung? Oder vielleicht alles zusammen? Die möglichen Ziele im Travel Management sind vielseitig. Umso wichtiger ist es, die richtigen Definitionen und Heransgehensweisen gut zu wählen.

Wir sind spezialisiert auf die Steuerung, Optimierung und Verwaltung von Geschäftsreisen. Unsere Experten unterstüzen Sie dabei, Ihre Vorgaben zu erstellen und umzusetzen. expenseBrain schafft Erfolg.

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Strategie entwickeln

Welche übergeordneten Strategien existieren bereits im Unternehmen? Und welche Auswirkungen ergeben sich daraus auf die Travel Management Strategie? Was sind die Stärken und Schwächen Ihrer aktuellen Organisation?

Eine neue Strategie gibt die langfristigen Ziele vor und zeigt den Weg dorthin. Auch die möglichen Kosten zur Umsetzung der Strategie werden von Anfang an ermittelt und berücksichtigt.

Unsere Experten zeigen Ihnen mögliche Wege. Gemeinsam analyiseren wir die für Ihr Unternehmen beste Lösung.

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Lösungen entwerfen

Wie möchten Sie in Zukunft Kosten einsparen, die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und Prozesse gestalten? Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Reisenden auch während der Reise jederzeit gut betreut sind? Und wie sichern Sie die Qualität der Dienstleister?

Einheitliche Prozesse sind in globalen Unternehmen wichtig für die organisatorische und betriebswirtschaftliche Optimierung und die Umsetzung der Strategie.

Durch Digitalisierung und Automatisierung wird die Datenqualität verbessert. Viele Arbeitsschritte können entfallen.
Ihre Mitarbeiter können sich auf die eigentlichen Aufgaben konzentrieren.

Wir identifizieren gemeinsam mit Ihnen Ihre Vision und erarbeiten passende Handlungsempfehlungen für die Organisation der Zusammenarbeit im Unternehmen. Dabei berücksichtigen wir Prozesse, Technologie und Dienstleister rund um Buchung und Abrechnung Ihrer Geschäftsreisen. Mit konkreten Schritte zum weiteren Vorgehen gestalten wir Ihren globalen End-to-End Prozess der Zukunft für Ihr Travel Management.

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Strategie umsetzen

"Wir wollen besser werden" - dieses einfache Ziel hat Auswirkungen auf viele Bereiche im Unternehmen.

Die einzelnen Aufgaben sind voneinander abhängig und müssen sorgfältig geplant werden.

Ihre Aufbau Organisation und die Ablauf Organisation müssen vielleicht angepasst werden, um die richtigen Prozesse effizient abbilden zu können. Ihre Reiserichtlinie muss aktualisiert werden, um die neuen Ziele erreichen zu können. Vielleicht brauchen Sie neue oder andere Dienstleister, um überhaupt starten zu können. Und viele Anforderungen ändern sich im Laufe des Projekts, sei es durch gesetzliche Regelungen oder neue Marktgegebenheiten.

Wir begleiten Sie bei der Umsetzung Ihrer strategischen Aufgaben in allen Bereichen auf inhaltlicher und technischer Ebene. expenseBrain schafft Erfolg.

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Veränderung kommunizieren

Neue Systeme und Prozesse bedeuten Veränderung. Im Travel Management arbeiten viele Fachabteilungen mit komplett unterschiedlichen und widersprüchlichen Interessen mit. Jeder Mitarbeiter ist betroffen, jeder kennt das Thema, und jeder hat eine eigene Meinung dazu. Umso wichtiger ist es, rechtzeitig, offen und transparent zu kommunizieren.

Wir erarbeiten mit Ihnen die notwendigen Kommunikationsstrategien und planen die Maßnahmen zur Umsetzung. Damit Ihr Vorhaben ein Erfolg wird.

organisatorische Beratung

Sie beschäftigen sich mit Travel Management und möchten mehr über Prozesse, Systeme oder Best Practises wissen?

Wir beschleunigen und verbessern Ihre Prozesse, oder gestalten komplett neue Abläufe.

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Travel Management Consulting: organisatorische Beratung
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Die neue Rolle des Travel Managers

Der Travel Manager hat heute mehr Themen auf dem Tisch als jemals zuvor.

Um in dieser neuen Rolle erfolgreich arbeiten zu können, ist sorgfältige Abstimmung mit bis zu 25 Fachabteilungen erforderlich. Sie benötigen dafür eine gute Regelkommunikation und klare Verantwortlichkeiten.

Wir sorgen dafür, dass Sie Ihre neue Rolle wahrnehmen können und Ihre neuen Kompetenzen sinnvoll einsetzen.

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Prozesse optimieren

Sie benötigen 18 Wochen zur Auszahlung der Reisekosten?

Ihre Reisekosten Abteilung erstickt in Papierbelegen?

Sie spielen Angebots-Ping Pong mit dem Reisebüro?

Dann sollten wir uns gemeinsam über neue und bessere Prozesse unterhalten.

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Prozesse global gestalten

Viele Vorgaben bei der Reisebuchung und Reisekostenabrechnung können global definiert werden. Auf Länderebene gibt es meist nur wenige gesetzliche oder interne Anforderungen, die von einer globalen Vorlage abweichen können.

Damit liegt es nahe, wesentliche Elemente eines neuen Geschäftsreiseprozesses global zu definieren. Der Trick dabei ist, lokale Abweichungen bewusst zuzulassen, aber effizient zu verwalten. Die globale Definition vereinfacht die Implementierung eines Systems und den Roll-Out in die Länder erheblich.

Unser Angebot:

Für die Erstellung eines globalen Templates bringen wir gerne unsere Erfahrung mit. Dafür haben wir ein Beratungspaket zum Festpreis definiert.

Fachliche Beratung

Das Themenfeld Travel Management ist komplex. Bis zu 25 Fachabteilungen sind am Geschäftsreiseprozess beteiligt.

Travel Management ist bestenfalls Kernaufgabe des Travel Managers - wenn diese Position im Unternehmen überhaupt existiert. Aber auch der Travel Manager ist oft kein IT-Experte oder Lohnbuchhalter. Keiner der Beteiligten kann Experte für den gesamten Prozess sein.

Und für genau diese Lücke kommen wir ins Spiel. Wir teilen unser Fachwissen gerne mit Ihnen und helfen IHnen dabei, besser zu werden.

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Geschäftsreisen 2025
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Systeme auswählen

Durch die Auswahl eines neuen Cloud Systems können Sie Ihre Systemlandschaft einfacher, einheitlicher und moderner gestalten.

Gemeinsam mit Ihnen ermitteln wir die Anforderungen und wählen den am besten passenden Anbieter.

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Projektleitung

Bei der Implementierung neuer Systeme, Prozesse oder Anbieter (Reisebüro, Kreditkarte, ...) unterstützen wir Sie als Projektleiter, Teilprojektleiter oder Projekt Management Office.

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Reiserichtlinie optimieren

Eine gute Reiserichtlinie hilft Ihnen, Kosten zu senken und gibt Kontrolle.

Helfen Sie Ihren Reisenden, indem Sie Ihre Reiserichtlinie zeitgemäß, nachvollziehbar und klar formulieren. Beseitigen Sie historische Altlasten, die „schon immer so“ gemacht wurden.

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Technische Unterlagen

Wir erarbeiten Lastenhefte, System Designs, Datenflussmodelle und Spezifikationen im Geschäftsreiseprozess. Für Go Live und Betrieb unterstützen wir mit Trainingskonzepten, Supportkonzepten, Betriebskonzepten und Migrationskonzepten.

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Test Koordination

Wir erstellen mit Ihnen individuelle Testfälle und betreuuen Ihre Anwender während der Durchführung. Gerne übernehmen wir auch das Defect Management mit den Fachabteilungen und Anbietern.

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Training

Wir ermitteln für Sie den Schulungsbedarf und erarbeiten individuelle Trainingskonzepte. Massgeschneiderte Schulungsunterlagen als Printversion, Video oder fürs Intranet bilden genau Ihren Prozess und Ihr System ab.

In Präsenzterminen vor Ort oder als Webinar schulen wir Ihre Administratoren, Multiplikatoren und Endanwender auf allen gängigen Systemen.

Für Anbieter & TMCs

itinovo ist auch Partner der Industrie.

Wir helfen Ihnen dabei, die Kundenwünsche besser zu kennen und Lösungen dafür zu entwickeln. Innovation passiert nicht von selbst.

Viele unserer Ideen sind in heutigen Produkten bereits umgesetzt.

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Enablement und Markteintritt

Wir beraten Sie bei allen Fragestellungen rund um den Markteintritt für Deutschland, Österreich und die Schweiz.

Dabei prüfen wir den Reifegrad Ihres Produkts für den Einsatz im Zielmarkt und zeigen erforderliche oder mögliche Verbesserungen auf. Wenn wir überzeugt sind, dass Ihr Produkt "vor Ort" funtkionieren kann, stellen wir Sie gerne auch einigen Key Playern in den Ländern und unserem Kundennetzwerk vor.

Unsere Referenzen dazu unterliegen (Leider) der Geheimhaltung.

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Produktentwicklung

Wir kennen die gesetzlichen Anforderungen vieler Länder, und wir kennen die häufigen internen Anforderungen der Kunden.

Gerne werden wir gemeinsam mit Ihnen innovativ, um Ihr Produkt zu verbessern. Wir verstehen uns dabei als Think Tank, als Inkubator und Beschleuniger.

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Produkttests

Wir testen für Sie den Reifegrad Ihres Produkts im Hinblick auf gesetzlich und branchenübliche Kundenanforderungen. Für neue Funktionen oder Release Wechsel können wir als Tester ebenfalls gerne unterstützen.